Par ZAHAF Sid-Ali * Dans un contexte de changement, d'ouverture économique et de concurrence internationale, plusieurs entreprises et administrations de service public cherchent à développer leurs forces en gestion de projets. En milieu académique, la gestion de projets est une branche des sciences de la gestion qui permet de guider, étape par étape, un processus nouveaux depuis l'idée à la réalisation. En milieu d'entreprise, elle est au cœur des bonnes pratiques de management ayant permit de développer des structures organisationnelles hautement évoluées. La gestion de projets en entreprise peut donc faire l'objet de démarche d'apprentissage organisationnel intéressante. Dans cet article, nous présentons cinq points forts de la gestion de projets comme leviers d'organisation permettant à une entreprise de maintenir le cap sur son but. 1.La gestion des projets comme levier du cadrage stratégique Toutes les entreprises ont fait et continuent de faire des projets. Les secteurs d'activités tels que la construction d'infrastructures, l'énergie, et les nouvelles technologies sont immergés dans l'environnement des projets. Généralement, les entreprises des secteurs de service et de la production ne font pas quotidiennement appel à des aspects tangibles et spécifiques à la gestion de projets, étant-donné que le livrable fourni au client direct ne possède pas forcément les caractéristique d'un projet. Cependant, une entreprise peut décider de lancer une initiative sous la forme d'un projet. L'élaboration d'un diagnostic, le développement et le lancement d'un nouveau produit ou service, l'extension d'un réseau de distribution, l'implémentation ou l'amélioration d'un système opérationnel, sont quelques exemples de projets. Toutes ces initiatives devraient découler autant que possible du processus de cadrage stratégique afin de discipliner le pilotage de l'entreprise. Les projets d'entreprise devraient être structurés selon une démarche top-down, essentiellement dans le but de redresser une situation problématique ou bien saisir une opportunité d'affaire. Le processus de cadrage stratégique est un exercice indispensable pour une entreprise qui aspire à développer sa base de compétences, à maintenir son positionnement stratégique et à émerger du lot de la concurrence. La multiplication et la répétition des initiatives sous forme de projets est alors le meilleur moyen organisationnel permettant à l'entreprise de passer à l'action pour se rapprocher jour après jour de son but. La gestion de projets peut alors être d'une aide précieuse pour développer des compétences managériales ayant une parfaite maîtrise des processus de pilotage stratégique et de ses outils d'aide à la décision et de résolution de problèmes. 2.La gestion des projets comme levier d'amélioration continue Bien que l'amélioration continue reste un thème central et commun à plusieurs branches des sciences de la gestion, elle est considérée comme étant le nerf de guerre en gestion de la qualité. Après la deuxième guerre mondiale, les entreprises japonaises furent les premières à adopter une approche de management basée sur l'amélioration de la qualité. Le système de production de Toyota, exemple type de modèle de management centré sur la qualité et l'amélioration continue, a été développé dans le but d'appuyer le développement et la croissance extraordinaire de Toyota. Au début du 20ème siècle, Toyota était une petite entreprise familiale qui employait des travailleurs de champs, une main d'œuvre d'origine agricole et très peu qualifiée, d'où le surnom d'entreprise " des paysans " qui lui était donnée à cette époque. Aujourd'hui, Toyota est ce qu'elle est!Un autre exemple est celui des programmes qualité adoptés dès les années 1980 d'abord chez Motorola et par la suite chez General Electric aux USA, connues par l'appellation " Six Sigma ". Ces programmes ont été et continuent toujours d'être implanté dans les entreprises selon une approche top-down très pragmatique. Ils sont structurés autour d'un ensemble de projets d'amélioration des systèmes de production et des processus métier. Tous les cadres et les ingénieurs se trouvent ainsi directement impliqués par une prise en charge effective de ces projets. Les projets sont tous gérés selon une méthodologie de travail standardisée et des outils d'analyse soigneusement codifiés. Les employés sont alors accompagnés et formés sur leurs projets pour les préparer à devenir les futurs leaders de l'entreprise. Ce modèle de management et de leadership développé chez General Electric est un cas qui continue de servir de référence pour beaucoup d'entreprises florissantes dans le Monde. La gestion de projets peut alors être d'une aide précieuse pour développer une organisation orientée vers la qualité et la satisfaction du client, tout en ayant une bonne maîtrise des techniques spécifiques à l'amélioration continue. 3.La gestion de projets comme levier de coordination opérationnelle L'exécution d'un processus opérationnel fait usage de plusieurs approches managériales et techniques de gestion que l'on retrouve dans la gestion de projets, quelque soit le type d'environnement de production. La division du travail en plusieurs tâches et l'enchainement temporel de leur réalisation en est un exemple frappant. Chefs de projet, chefs de ligne de production ou chefs d'unité commerciale, tous savent que les stocks tampons et/ou les temps d'attente intermédiaires sont les principales causes apparentes qui impactent les coûts et les délais. Les principes de gestion des ressources restent également universellement applicables et les compétences managériales en gestion de projets demeurent essentielles pour une prise en charge permanente et efficace du contrôle des priorités afin de se conformer aux objectifs assignés en termes de coûts, de délais et de performances.La coordination opérationnelle n'est pas une panacée et le rôle que doivent jouer les gestionnaires à ce niveau d'organisation est crucial pour la réalisation des plans tracés. Dans une chaîne de production, la synchronisation du travail et des ressources est une activité quasi-quotidienne qui se fait à divers niveaux de coordination fonctionnelle, même quand on est dans un environnement de production stable et continu. Les chaînes d'approvisionnement doivent également faire preuve d'un très haut niveau de coordination opérationnelle entre différents intervenants externes en amont et en aval de chaque maillon de la chaîne afin d'assurer simultanément disponibilité, qualité et meilleur prix auprès du consommateur final. Le développement des compétences en gestion de projets peut alors aider à surmonter les barrières fonctionnelles en favorisant des valeurs et des attitudes de travail d'équipe et une coordination transverse à l'ensemble des entités de l'organisation. 4.La gestion de projets comme levier de motivation Un des principaux avantages de l'organisation en mode projets par rapport aux structures de contrôle traditionnelles, est sans aucun doute le facteur multiplicateur de capacité qui s'appelle la motivation. De part sa caractéristique d'être un processus nouveaux, un projet est toujours un défi lancé à l'équipe retenue pour sa réalisation. Les individus ont une satisfaction personnelle innée envers l'appartenance à une équipe capable de surmonter les beaux défis. Dès que le chef de projet et son équipe en ont une part de responsabilité importante dans l'échec ou la réussite d'un projet, alors une dynamique interne se crée de manière quasi-spontanée, favorisant l'apprentissage, le partage et l'application des connaissances au profit de l'entreprise.Un projet possède également cette double propriété de permettre le franchissement des barrières fonctionnelles et de rapprocher vers le centre de décision de l'entreprise. Dans toutes les étapes du cycle de vie d'un projet, les personnes impliquées se trouvent ainsi en contact direct et quasi-permanent avec les clients du projet et le top management. La gestion de projets peut alors être d'une aide précieuse à la création d'un environnement de travail sain et propice à l'épanouissement professionnel. 5.La gestion de projets comme levier de développement du leadership Afin de garantir la réussite d'un projet, les managers doivent être de véritables leaders capables d'identifier et de répondre aux besoins de l'équipe pour atteindre les objectifs du projet. Le leadership est l'art de stimuler les gens vers l'atteinte d'un but. C'est également la capacité de se motiver soi-même et motiver les autres afin d'obtenir le maximum de soutien et d'effort d'un groupe en élevant la vision et le niveau de performance au dessus du niveau normal. Un bon leader doit constamment se maintenir en démontrant sa capacité à identifier et résoudre des problèmes.Afin de renforcer son positionnement et développer sa compétitivité, une entreprise doit former et développer ses futurs leaders. Un programme de mise à niveau réussi doit essentiellement avoir apporté un plus au management en matière de leadership. Cependant, le projet en entreprise est le meilleur terrain à l'apprentissage du management et au développement du leadership car un projet est un microcosme dans lequel les personnes impliquées se testent et s'ajustent en matière de prise de décision et de délégation de pouvoirs, de gestion des priorités et des conflits, de communication et de réseautage. Les personnes se développent alors au fur et mesure de travailler sur des projets avec des degrés de complexité croissante. La gestion de projets permet de développer les leaders du futur. (*) L'auteur est associé co-fondateur d'Imtyaze Conseil, groupe algérien de services-conseils spécialisé en stratégie et gestion des opérations. E-mail : [email protected]. Références bibliographiques Wysocky, R. et R. McGary, Effective Project Management, 2003, Wiley Publishing Inc. Zahaf, S. Six Sigma: Exploration des Stratégies d'Implémentation dans le Contexte Québécois, mémoire de fin d'études, 2003, bibliothèque de l'école HEC-Montréal.
