Produire des biens ou des services, les vendre dans les meilleures conditions afin d'en retirer une rentabilité optimale, telle est la finalité fondamentale de l'entreprise quelle qu'elle soit. Comme toute organisation, l'entreprise recherche les moyens de sa pérennité dans le cadre de son projet d'entreprise. La pérennité et le développement de l'entreprise dépendent de la qualité des décisions stratégiques de sa direction. Aussi, l'information qui est à la base de toute décision doit-elle être de plus en plus fiable, récente, utile, couvrir l'entreprise et son environnement. Ainsi, l'information constitue un enjeu décisif. Savoir gérer cette ressource stratégique, tirer le meilleur pari des techniques récentes de la communication et de l'informatique, procurent à l'entreprise efficacité et avantages concurrentiels dans les domaines commercial, technique de la recherche ou de l'innovation. Les entreprises sont contraintes d'organiser, en système structuré, la collecte et le traitement d'informations de natures diverses de manière à les rendre disponibles, au bon moment, au bon destinataire, avec pour objectif d'améliorer la performance de tous leurs membres dans leurs activités utilisant de la connaissance, qu'il s'agisse d'activités stratégiques, d'activités opératoires ou d'activités de contrôle. Le système d'information de l'entreprise est constitué : - de l'ensemble des moyens et procédures de recherche, de saisie, de classement, de mémorisation, de mise à jour et traitement d'informations, de renseignements ou de connaissances ; - dans le but de les restituer de manière directement utilisable ou de les rendre accessibles au moment utile aux différents membres de l'entreprise pour améliorer leur performance ; - avec pour objectif le bon fonctionnement de l'entreprise et la prise de décision stratégique et tactique. Dans la notion de système d'information, il y a une double finalité qui est la prise de décision stratégique ou tactique et le bon fonctionnement opérationnel de l'entreprise. Il y a également une notion d'interactivité et de dépendance des sous-systèmes entre eux dont il faut assurer la cohérence. En matière stratégique, un bon système d'information doit donner des avantages concurrentiels à l'entreprise en l'informant sur son marché, ses clients, ses fournisseurs, la concurrence (prix, produits, marchés, projets, etc.). Il doit lui permettre d'orienter sa politique d'innovation, facteur essentiel de sa pérennité. il doit analyser en permanence les informations qui correspondent aux clés de succès de l'entreprise pour mesurer les adaptations nécessaires et les évolutions à moyen et long termes. Sur le plan opérationnel, un bon système d'information doit prévenir les ruptures ou les excès (stocks, production, approvisionnement de la clientèle, trésorerie, délais, qualité), mesurer les points d'improductivité des hommes, des capitaux, des matériels et réguler le bon fonctionnement de l'entreprise. Le système d'information doit gérer deux grandes familles d'informations : - Les informations endogènes qui renseignent sur l'activité de l'entreprise, son fonctionnement et son évolution. - Les informations exogènes sur l'environnement et ses changements. Les premières d'origine interne ou externe à l'entreprise sont : - tournées vers l'entreprise ; - historiques ou prévisionnelles; - quantitatives et qualitatives ; - certaines. Elles sont fournies par les systèmes de mesures internes de l'entreprise Comptabilité générale, analytique et budgétaire, statistiques de ventes, d'achats, de consommations, planification des travaux, mesure des temps de production, prévisions de trésorerie, etc. Elles sont obtenues par la mise en place de procédures internes impliquant une saisie et un traitement automatiques et réguliers destinés à transformer des données éparses en informations agrégées. Les informations sur l'environnement de l'entreprise sont : - prospectives ; - d'origine externe ; - qualitatives plus souvent que quantitatives ; - souvent incomplètes et parfois incertaines. Leur collecte nécessite des efforts importants et coûteux leurs supports étant variés et variables dans le temps. Une grande partie de ces informations est informelle, ce qui empêche un traitement informatique quantitatif. Ainsi, le système d'information de l'entreprise devient sa mémoire collective structurée, complémentaire de la mémoire individuelle de chacun de ses membres. Le système d'information est propre à chaque entreprise. Il est adapté à ses objectifs et à son organisation. L'expert-comptable organise toutes les informations internes et externes en les réunissant en un ensemble cohérent qui permet aux responsables de prévoir, décider, gérer et contrôler l'entreprise. L'organisation du système définit les informations que l'on doit y trouver. Cela conduit à déterminer : - De quelles informations les responsables ont besoin pour gérer et décider. - Où on les trouve (lieu de stockage, accès, etc.) - Comment on les recueille. - Quelle est leur provenance (qui les émet). - Quelle est leur destination - (qui les reçoit ou accède). - Comment on les traite (agrégation et structuration). - Quel est l'usage fait par le destinataire. - Comment on y accède. Le système d'information doit comporter une sécurité des accès et l'expert doit s'assurer de son intégrité et de sa validité. Par sa formation et sa permanence dans l'entreprise, l'expert-comptable conseil peut diriger et participer à des missions d'organisation de diagnostic et de contrôle des systèmes d'information. Le système d'information ne se limite pas au système comptable. Il ne traite pas uniquement les informations financières. Il porte notamment sur des informations qualitatives et quantitatives internes à l'entreprise ou provenant de son environnement. Le système d'information ne se limite pas non plus à un système informatique pour des raisons de coûts, de moyens, d'adaptation des hommes et d'utilité certaines informations ne sont pas traitées par la voie informatique. Le système d'information est vivant. Il faut donc le suivre pour le faire évoluer. La présence permanente de l'expert-comptable permet une bonne connaissance de l'évolution du besoin interne de l'entreprise qui concerne son pilotage, ses opérations et son organisation. Par des diagnostics périodiques et rapides, ce besoin d'évolution peut être analysé. L'audit de la fiabilité du système d'information et de la qualité des informations est un autre aspect de la mission permanente. Mais au-delà de l'audit du système d'information, l'expert-comptable apparaît à la fois comme un utilisateur du système et comme un producteur permanent d'informations utiles à l'entreprise, sa production d'information ne se limitant pas au domaine comptable et financier. Il peut notamment fournir des informations sur : - La concurrence et le marché de l'entreprise : positionnement de l'entreprise sur le plan commercial, détermination de sa productivité par rapport à celle de ses concurrents, etc. - Les sources possibles de financement, leurs modalités et leur coût. - Et à la fourniture habituelle des informations comptables, financières, juridiques, fiscales et sociales. L'expert-comptable se différencie des autres intervenants qui apportent des conseils à l'entreprise parce qu'il peut intervenir comme partenaire de la direction dans : - L'interprétation des données. - Le contrôle de leur fiabilité, intégrité, exhaustivité, observation. L'information dans l'entreprise est le domaine privilégié de l'intervention de l'expert-comptable. Suivant une conception restrictive du métier, l'expert-comptable professionnel libéral de l'information financière peut produire de l'information financière, concevoir et réaliser des systèmes de traitement des données de base destinées à devenir des informations financières agrégées, concevoir les organisations nécessaires à la production et au contrôle des informations financières, assister les utilisateurs de l'information financière afin que ceux-ci l'interprètent correctement. Il est aujourd'hui reconnu spécialiste de l'information financière. C'est un point de départ pour développer des missions de conseil en système d'information. Il ne suffit pas d'installer un ordinateur et un progiciel pour créer un système d'information. Trop d'échecs sont le résultat d'une démarche simpliste et non réfléchie. Le système d'information ne se réduit pas à la technique d'organisation ou à l'informatique : c'est tout le système de direction et de fonctionnement de l'entreprise qui est en jeu. Qu'elle le veuille ou non, la profession comptable est profondément concernée par la réalisation du système d'information et ceci d'autant plus que ce n'est pas la vocation naturelle des informaticiens de définir les caractéristiques fondamentales des informations à élaborer, pas plus que leurs principes de fabrication. Il y a donc là un défi lancé à la profession comptable qui devra effectuer une véritable mutation pour devenir le pivot, sinon le maître d'oeuvre, autour duquel viendra s'articuler la création des systèmes informatiques dignes de ce nom. ------------------------------------------------------------------------ * Expert-comptable et commissaire aux comptes - Teleghma. -Membre de l'académie des sciences et des techniques financières et comptables paris
