A l'heure où les dirigeants d'entreprises ont convoqué leur assemblée générale et à quelques semaines des délais de vote des résolutions à suivre de la publication des comptes annuels, il est utile de se rappeler ce qu'il convient de faire pour réussir une Assemblée générale ordinaire (AGO). En droit algérien des sociétés, l'Assemblée générale ordinaire prend toutes les décisions autres que celles relevant des Assemblées générales extraordinaires, puisque ces dernières ont vocation à modifier les statuts dans toutes leurs dispositions. Il peut donc y avoir autant d'assemblées générales ordinaires (AGO) que le besoin de la vie sociale le requiert durant l'année, mais l'AGO qui statue sur les comptes annuels est la seule session à laquelle il ne peut être dérogé, puisque c'est la seule formellement consacrée à l'approbation des comptes annuels par les associés ou actionnaires. Qu'il s'agisse de sociétés à responsabilité limitée (Sarl) ou de sociétés par actions, les dirigeants, gérants pour les Sarl ou président du Conseil d'administration ou du directoire pour les Sociétés par actions doivent soumettre à l'approbation des associés ou actionnaires les comptes annuels. L'Assemblée générale ordinaire délibère sur l'approbation des comptes, mais également sur l'affectation du résultat, la mise en paiement et la distribution de dividendes, la nomination du gérant ou des membres du Conseil d'administration ou du Conseil de surveillance, selon le cas et la désignation du ou des commissaires aux comptes(1). Au-delà des prérogatives consacrées par la loi, l'Assemblée générale ordinaire annuelle peut prendre toutes les décisions concernant la gestion de la société qui ne sont pas de la compétence de la gérance ou du Conseil d'administration. Pour les entreprises publiques économiques dont le capital social est directement détenu par l'Etat, les missions d'Assemblée générale sont assurées par les représentants dûment mandatés par le Conseil des Participations de l'Etat. Pour réunir les associés ou les actionnaires en AGO, les dirigeants de sociétés sont tenus de respecter un formalisme précis pour tenir leur Assemblée générale annuelle. Des règles précises doivent être respectées pour la préparation de l'Assemblée, pour la convocation de ses membres, pour son déroulement proprement dit, pour la formalisation des procès-verbaux et enfin pour la publication des résolutions. Le respect de ce formalisme assure que toutes les règles édictées par le code de commerce et par les usages, pour le droit des associés ou des actionnaires à l'information et à leur participation aux décisions clés sont respectées. Il est d'ailleurs dans l'intérêt des dirigeants que ce formalisme soit respecté pour que les résolutions votées ne soient pas contestées. Le formalisme a son importance Comme l'approbation des comptes annuels d'une société doit intervenir en Assemblée générale ordinaire, au plus tard dans les six mois de la clôture de l'exercice, lorsque l'exercice coïncide avec l'année civile - ce qui est souvent le cas - les associés ou les actionnaires doivent donc se réunir au plus tard le 30 juin de l'année suivante. L'Assemblée générale ordinaire consacre l'acte d'approbation des comptes annuels que les dirigeants présentent aux associés ou actionnaires avec leur rapport de gestion. Les Assemblées générales ordinaires sont également l'occasion pour les associés ou actionnaires de faire entendre leur voix, d'exercer leur droit de vote et de donner leur avis sur la gestion de la société. Si l'Assemblée générale ordinaire ne peut pas être convoquée dans le délai des six mois qui suivent la clôture de l'exercice, le Conseil d'administration ou le Directoire, selon le cas, peut demander une prolongation de délai par ordonnance sur pied de requête de la juridiction compétente. Cette disposition n'est prévue que pour les sociétés par actions. Elle n'est pas expressément prévue dans la section du code de commerce qui traite des sociétés à responsabilité limitée. Il faut cependant relever que dans les dispositions pénales du code de commerce il est fait état des sanctions à l'égard des Gérants qui n'auront pas procédé à la réunion de l'Assemblée des associés dans les six (6) mois de la clôture de l'exercice, mais également d'une prolongation de délai n'excédant pas six (6) mois fixé par décision de justice. Cette limite de prolongation de délai n'est pas précisée pour les sociétés par actions, mais dans la pratique il est rare que les juges accordent plus de six mois. Au-delà de la convocation, le formalisme est également dans la forme de la convocation et dans la mise à disposition des documents. Convocation et mise à disposition de documents Dans les Sarl, le gérant est tenu de soumettre à l'approbation des associés réunis en assemblée générale le rapport sur les opérations de l'exercice, l'inventaire, le compte d'exploitation général(2), le compte des résultats et le bilan, dans le délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice. Lorsque les sociétés sont soumises au contrôle légal, ces documents sont mis à la disposition des commissaires aux comptes au plus tard dans les quatre (04) mois qui suivent la clôture de l'exercice. Les documents sociaux visés précédemment, ainsi que le texte des résolutions proposées et le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes sont communiqués aux associés au moins dans les quinze jours qui précèdent l'assemblée générale. Cette formalité est importante, car toute délibération prise en violation de ce formalisme peut être annulée. De son côté, l'associé a le droit de prendre connaissance ou copie pendant le délai de quinze jours qui précède toute assemblée, du texte des résolutions proposées, du rapport de la gérance ainsi que, le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes. Dans les sociétés par actions, le Conseil d'administration ou le directoire doit adresser ou mettre à la disposition des actionnaires, trente jours (30) avant la tenue de l'Assemblée générale, les documents nécessaires pour permettre à ceux-ci de se prononcer en connaissance de cause et de porter un jugement informé sur la gestion et la marche des affaires de la société. Lorsque le Conseil d'administration néglige de convoquer l'Assemblée, tout intéressé peut demander en justice la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'Assemblée générale, à l'effet de procéder aux nominations ou de ratifier les nominations nécessaires. Les commissaires aux comptes peuvent également convoquer l'assemblée générale en cas d'urgence. La société par actions doit adresser aux actionnaires ou mettre à leur disposition, des renseignements contenus dans un ou plusieurs documents(3) contenant diverses informations allant de l'identité des administrateurs et directeurs généraux, au texte des projets de résolution présenté par le conseil d'administration ou le directoire, y compris leur rapport qui sera présenté à l'Assemblée, sans oublier l'élément central des délibérations : les comptes annuels. Il est toujours pertinent de se référer aux statuts pour vérifier si des règles particulières n'ont pas été prévues en complément des dispositions du Code de commerce. Tel est le cas notamment pour les décisions votées en Assemblée générale dans les Sarl. En effet le code de commerce prévoit, pour ce type de sociétés, la possibilité que les statuts stipulent que toutes les décisions ou certaines d'entre elles peuvent être prises par consultations écrites des associés. Qu'il s'agisse de consultation écrite ou d'Assemblée réunie avec les associés ou actionnaires, les informations portées au rapport de gestion doivent être utiles et pertinentes Ce que le rapport de gestion doit contenir Il n'y a pas de prescription particulière sur le contenu du rapport. Pour les Sarl, le code de commerce cite un rapport sur les opérations de l'exercice. En pratique, un bon rapport de gestion n'est ni trop long, ni trop court. Il doit exposer la situation de la société durant l'exercice écoulé, les événements marquants, les grands projets et les éléments de prévisions. La difficulté dans le choix des informations à porter sur ce rapport tient au fait qu'elles doivent être utiles aux associés et actionnaires. Pour les informations et modifications intervenues dans la présentation des comptes annuels, le rapport peut renvoyer aux informations contenues dans l'annexe(4). Il peut également expliciter les opérations de l'exercice, par domaine, comme le chiffre d'affaires par ligne de produits et leur rentabilité, le choix d'investissements ou encore de la situation de l'endettement de la société. Il est toujours pertinent de rajouter à ce rapport un minimum de ratios. Si des conventions réglementées ont été conclues entre la société et l'un de ses administrateurs, le rapport fera état desdites conventions autorisées préalablement par le Conseil d'Administration après rapport du commissaire aux comptes. Mode opératoire de la tenue d'une Assemblée générale La désignation du Président de séance est obligatoire. Le plus souvent l'Assemblée Générale est présidée par le Gérant ou par le Président du Conseil d'Administration. Très souvent pour aider au comptage des votes, un ou plusieurs scrutateurs sont désignés. L'élection des scrutateurs est facultative, à moins que les statuts en aient disposé autrement. Il est également recommandé de désigner un secrétaire de l'Assemblée qui aura notamment pour responsabilité de formaliser les procès-verbaux. Toutes les décisions prises en Assemblée générale doivent être documentées par un procès-verbal. La formalisation de ce procès-verbal doit retenir tout le soin nécessaire pour qu'il ne subsiste aucune ambigüité quant à ce qui y sera rapporté. Il est notamment recommandé d'y préciser : • qu'il s'agit d'une Assemblée générale ordinaire; • la date et l'heure de début de la séance • que le quorum est atteint ; • que le déroulement de l'Assemblée suit celui de l'ordre du jour porté sur les convocations ; • que les résolutions sont soumises au vote des associés ou actionnaires avec une référence expresse au résultat des votes, avec la mention selon le cas ‘ à l'unanimité, aux abstentions ou aux oppositions ; • que les quitus ont été donnés ou refusés aux dirigeants ; • les questions diverses; • l'heure de clôture de l'assemblée ; L'ensemble est à suivre de la signature du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs. Il y a lieu de veiller à ce que la feuille de présence soit signée, pour attester de la présence effective des associés ou actionnaires, voire des personnes qui les représentent par pouvoir. C'est le seul moyen de traçabilité des quorums. Il est recommandé de la faire signer par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Une fois établie et signée, la feuille de présence, dont la forme est libre, est classée au dossier de l'Assemblée générale qui regroupera : • la lettre de convocation et ses annexes ; • le rapport de gestion du Conseil d'Administration ; • les comptes annuels, y compris l'annexe; • les rapports du commissaire aux comptes. Au final, le contenu des procès-verbaux doit être repris sur un registre des délibérations. Cette formalité est également une obligation pour les décisions de l'associé unique d'une Sarl prises au lieu et place de l'Assemblée. Une fois la séance levée, les comptes sociaux doivent faire l'objet, dans le mois qui suit leur adoption par l'Assemblée générale, d'un dépôt au Centre national du registre du commerce. Comme la notion de ‘dépôt de comptes' a un caractère péjoratif en droit comptable, il faut se féliciter que l'article 717 du code de commerce précise que dépôt en question vaut publicité !
Samir Hadj Ali. Expert-comptable -(1)La désignation des commissaires aux comptes est désormais régie par le décret exécutif n° 11-32 du 27 janvier 2011. -(2)Ancienne terminologie qui n'a plus cours avec l'actuel référentiel comptable. -(3)Extrait du code de commerce ‘Article 678' -(4)Edition du supplément économique du 16 mai 2011 : ‘L'annexe n'est pas accessoire.'
